Participatiebeleid

Voor we beginnen, bepalen we het doel van de participatie. Waarom willen we in gesprek over dit onderwerp en wat moet het opleveren? Er zijn vier participatiedoelen:

• Bewustwording: we geven de juiste informatie en het gaat hierbij vooral over goede communicatie.
• Begrip: door in gesprek te gaan kan er begrip ontstaan voor elkaars standpunten en gemaakte keuzes.
• Kwaliteit verbeteren: we gebruiken de kennis en kunde van inwoners om betere plannen te maken.
• Verhogen eigenaarschap: door gezamenlijk te werken aan een oplossing voor een vraagstuk of project kan mede-eigenaarschap en actief burgerschap ontstaan.

Let op: soms denken mensen dat het doel van participatie is om ‘draagvlak’ of ‘vertrouwen’ te krijgen. Maar draagvlak is geen doel op zich. Het kan wel een mooi gevolg zijn van een goed proces.

Bij participatie is het belangrijk om duidelijk te zijn. Daarom bepalen we in deze stap over welk(e) onderwerp(en) we in gesprek gaan, welke voorwaarden of kaders er gelden en welk participatieniveau daar bij past. Er zijn vier participatieniveaus. Let op: ‘meer is niet altijd beter’. Het is belangrijk te kiezen wat past bij de situatie. We spreken daarom niet van een hoger of lager participatieniveau, maar over meer of minder intensief.

• Meeweten: hierbij gaat het om informeren. Vaak wordt dit meer gezien als communicatie dan als participatie.
• Meedenken: belanghebbenden kunnen hun mening, ideeën en kennis delen en adviseren over de oplossing.
• Meewerken: belanghebbenden en de gemeente werken samen aan een plan. De belanghebbenden zijn dan mede-eigenaar van het eindresultaat.
• Meebeslissen: de belanghebbenden hebben beslissingsbevoegdheid. De gemeente (raad en college) moet dit besluit dan ook overnemen. Dit vraagt om het vaststellen van realistische kaders vooraf en duidelijke verwachtingen bij het bestuur.
   

Door middel van een stakeholderanalyse maken we een overzicht van de doelgroepen die bij het project betrokken moeten worden. Zo voorkomen we dat we mensen vergeten en zorgen we dat iedereen die belanghebbend is, kan meedoen.

Wanneer duidelijk is waarom, waarover en met wie we in gesprek gaan, kiezen we de juiste instrumenten. Het kan zijn dat verschillende doelgroepen op verschillende manieren te bereiken zijn. Denk daarbij ook aan mix tussen online participatie en offline participatie.  

Na afloop van het participatieproces is het belangrijk om een duidelijke afweging te maken van wat er wel niet meegenomen kan worden in de verdere uitvoering. Die afwegingen worden vastgelegd en teruggekoppeld aan de deelnemers in een participatieverslag. Zo weet iedereen hoe bepaalde beslissingen zijn gemaakt, wat recht doet aan een transparant proces. Dit helpt ook de gemeenteraad bij het maken van beslissingen.  

Er is niet één werkwijze die voor ieder project werkt: de manier waarop we het gesprek voeren, kan per onderwerp verschillen. Maar er zijn wel spelregels over de manier waarop we willen samenwerken, die altijd van toepassing zijn.

Voor de start

• Wij betrekken belanghebbenden aan de voorkant in het proces.
• We zijn vooraf concreet over welke inspanning we verwachten van deelnemers.
• Bij projecten met grote (maatschappelijke) impact of raadsbevoegdheid stelt de gemeenteraad vooraf het participatieniveau vast. In andere gevallen is dat het college.

Uitvoering

• Bij de start van een participatietraject wordt expliciet benoemd wat het doel, de kaders, de doelgroep en de in te zetten instrumenten zijn.
• Wij zijn helder over het proces en wie, wat en wanneer mag verwachten.
• Wij streven ernaar om in gesprek te gaan met een groep waarin verschillende belangen goed vertegenwoordigd zijn.
• Wij leggen vast in een participatieverslag wat er besproken is en welke afspraken er zijn gemaakt. Ook krijgen betrokkenen een openbare terugkoppeling of er iets met hun input is gedaan en zo ja, wat.
• Tussentijds wordt het besluitvormende orgaan geïnformeerd over de voortgang van het traject.
• Gemeente en betrokkenen houden gedurende het proces contact met elkaar. Als een traject even stil ligt of als er niets te melden is wordt dit ook door de gemeente aangegeven.

Afronding en evaluatie  

• Jaarlijks worden steekproefsgewijs participatietrajecten geëvalueerd om te leren en verbeteringen door te voeren.

De gebiedsmakelaars zijn de participatieadviseurs van de gemeente. Als u vragen heeft over het participatiebeleid kunt u bij hen terecht via gebiedsmakelaars@debilt.nl(Verwijst naar een e-mailadres). Heeft u specifieke vragen over (participatie binnen) een project? Stel deze dan aan de projectleider van dat project. De contactgegevens vindt u bij het project op Doe Mee De Bilt.