Een mogelijk AZC in de gemeente. Wat zijn de stappen?
Categorieën
De mogelijke komst van een asielzoekerscentrum (AZC) in gemeente De Bilt zorgt voor veel vragen. Ook gaat er veel verkeerde informatie rond. In dit bericht gaan we in op de volgende vragen: welke stappen worden er gezet vóórdat er mogelijk een AZC komt, en door wie worden deze stappen gezet? Wie neemt uiteindelijk een besluit? Op deze pagina leggen we de processtappen uitgebreid uit.
De voorbereiding
In het voorjaar van 2024 organiseerde de gemeente informatieavonden in Maartensdijk, Bilthoven, De Bilt, Westbroek, Hollandsche Rading en Groenekan. Inwoners kregen hier uitleg over de taak en bereidheid van de gemeente om asielzoekers op te vangen en hoe het proces verloopt. Ook de gemeenteraad werd hierover geïnformeerd, met verschillende brieven en mededelingenbladen.
Om asielzoekers op te kunnen vangen onderzoekt het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) mogelijke locaties in onze gemeente voor opvang. Aan het vinden en gebruiken van een locatie gaat een proces vooraf. Er moet een ruimtelijke procedure worden doorlopen. Dit wil zeggen dat er een omgevingsvergunning aangevraagd moet worden door het COA. Pas als dit proces is afgerond kan er een besluit genomen worden. De eerste stap in het proces is een haalbaarheidsonderzoek. Het COA onderzoekt dan of een locatie geschikt zou kunnen zijn voor opvang. Het college heeft dit verzoek ontvangen voor de mogelijke locatie aan de Professor Bronkhorstlaan 2 en besloten daaraan mee te werken. Dit is het enige besluit wat tot nu toe genomen is. Na dit onderzoek dient het COA een plan in. Dit plan is op 11 augustus 2025 ingediend door het COA.
Een ruimtelijke procedure
Hieronder beschrijven we de stappen die volgen in de ruimtelijke procedure. Niet altijd worden alle stappen doorlopen. Soms blijkt een plan niet haalbaar en stopt de procedure eerder. Ook de planning is indicatief. Dit is een schatting en kan nog veranderen. Soms is er bijvoorbeeld extra tijd nodig voor onderzoek, participatie, of om een besluit te nemen. Tijdens de ruimtelijke procedure wordt tegelijkertijd gewerkt aan een bestuursovereenkomst tussen de gemeente en het COA. Deze bevat afspraken die niet horen bij een ruimtelijke procedure, zoals veiligheid. De bestuursovereenkomst wordt, als de plannen doorgaan, ook ter besluitvorming voorgelegd aan het college en de gemeenteraad.
Dit zijn de stappen:
- Verzoek om medewerking van COA aan gemeentebestuur haalbaarheidsonderzoek voor locatie Professor Bronkhorstlaan 2 in Bilthoven (dec 2024).
- Gemeente informeert inwoners over mogelijke opvang (dec 2024)
- COA start een eigen haalbaarheidsonderzoek. De gemeente werkt daar aan mee (dec 2024-mei 2025).
- Gemeente en COA informeren inwoners via informatiebijeenkomsten (jan 2025).
- Het COA deelt in een brief aan het college mee dat er voor het COA voldoende aanknopingspunten zijn om verder te gaan met de planvorming en dat zij het pand hebben aangekocht.
Klankbordgroep
Het COA heeft in mei 2025 op advies van de gemeente vast een klankbordgroep gevormd, omdat dit onderwerp veel mensen raakt. De gemeente heeft het COA geadviseerd om inwoners en belanghebbenden te blijven informeren. De klankbordgroep geeft ook advies over de bestuursovereenkomst.
- COA dient als initiatiefnemer een Voorlopig Ontwikkel Plan (VOP) in bij de gemeente. Dit is een eerste globaal uitgewerkt plan door het COA (augustus 2025).
- Wanneer dit plan is ingediend wordt de informatie op de projectpagina Opvang vluchtelingen bijgewerkt en de klankbordgroep wordt geïnformeerd (augustus 2025).
- De klankbordgroep werkt ondertussen aan input voor de bestuursovereenkomst (vanaf september 2025).
- Ambtenaren van de gemeente toetsen of de aanvraag van het COA voldoet aan de vereisten om in behandeling te worden genomen. Dit is ambtelijke voorbereiding en zegt nog niets over een beslissing van het gemeentebestuur (raad en college).
- Als de aanvraag voldoet, beoordelen de ambtenaren van de gemeente of de aanvraag op de beoogde locatie kansrijk is of niet kansrijk is. Dit is een eerste advies.
- Hierover heeft de gemeente op 22 augustus een brief gestuurd. COA ontvangt het ambtelijk advies en bekijkt of zij verder willen met het plan.
We zijn op dit moment (september 2025) bij deze tweede stap.
Initiatiefnemer COA maakt een participatieplan (zomer 2025). De gemeente adviseert daarbij, zodat duidelijk is wat van het COA verwacht wordt. Dit plan moet ook uitvoering geven aan een eerdere uitspraak van de gemeenteraad (motie M65-2015). In het participatieplan staat hoe en wanneer het COA inwoners betrekt bij het ruimtelijke proces en de bestuursovereenkomst in de volgende stappen. De klankbordgroep is hier onderdeel van.
- Het COA komt met een plan waarin ook de tot dan toe opgehaalde inbreng van inwoners is verwerkt. Ambtenaren toetsen dit bij de Omgevingstafels aan vastgesteld gemeentelijk en provinciaal beleid op het gebied van o.a. natuur, verkeer, stedenbouw en milieu (schatting: tussen oktober en december 2025). De participatie blijft doorgaan.
- Na bespreking op de Omgevingstafels adviseert de gemeente het COA over de procedure. Dit kan een ‘BOPA’ (Buitenplanse Omgevingsplan Activiteit) of een ‘Wijziging Omgevingsplan’ zijn. Het verschil tussen deze twee sporen is een technisch verschil. Dit heeft geen invloed op de rol van de gemeenteraad. Het COA heeft in juli 2025 aangegeven waarschijnlijk een Wijziging Omgevingsplan te willen aanvragen.
- Na afronding van de Omgevingstafels wordt het ambtelijk advies besproken met de gemeenteraad. Dit is een extra stap, ingevoerd na overleg tussen het college en de raad. De gemeenteraad kan het COA advies geven over de aanvraag en de bestuursovereenkomst (schatting: februari 2026).
- COA kiest of het een BOPA of Wijziging Omgevingsplan aanvraagt. Het COA heeft in juli 2025 al aangegeven een Wijziging Omgevingsplan te willen aanvragen, dus dit is het meest waarschijnlijk.
- College neemt een besluit over de aanvraag voor een Wijziging Omgevingsplan (schatting: april 2026). Hierna ligt de aanvraag zes weken ter inzage.
- De gemeenteraad moet de wijziging van het Omgevingsplan vaststellen. Waarschijnlijk is het plan in september 2026 klaar om besproken te worden. Dit is een schatting en de planning kan nog veranderen. De raad moet beoordelen of er sprake is van een ‘evenwichtige toedeling van functies aan locaties’. Dit betekent dat het plan goed past bij de plek en dat alle belangen goed zijn afgewogen.
- Belanghebbenden en inwoners kunnen bij de behandeling hiervan in de raadscommissie inspreken.
- De gemeenteraad besluit ook over de bestuursovereenkomst die de gemeente sluit met het COA.
Besluitvorming: wie zit aan de knoppen?
Als een initiatiefnemer een aanvraag voor een omgevingsvergunning indient, heeft de gemeente een toetsende rol. Dit geldt voor alle plannen, dus ook de plannen van het COA. De gemeente toetst op diverse onderwerpen, zoals groen, milieu etc. Pas na deze toetsing (stap 2, 3, 4) neemt de gemeenteraad een besluit (stap 5).
Inspraak: wanneer kunnen inwoners er wat van vinden?
- Tijdens de informatieavonden konden inwoners en ondernemers zich aanmelden voor een klankbordgroep. In mei 2025 is de klankbordgroep ingesteld door het COA, om ook voordat er een plan wordt ingediend omwonenden en belanghebbenden te blijven informeren. Inwoners konden zich hiervoor aanmelden. Het COA heeft niet zelf de leden van de klankbordgroep gekozen. In de klankbordgroep wordt door inwoners een advies geformuleerd en uitgebracht aan het COA en gemeente, op het gebied van bijvoorbeeld veiligheid, voor in de bestuursovereenkomst.
- Inwoners kunnen tijdens het traject participeren. Het participatieplan (stap 3) geeft ruimte om mee te denken en duidelijkheid voor belanghebbenden hoe en waar zij kunnen meedenken. Uiteindelijk wordt de inbreng van de participatie door het COA in een participatieverslag verwerkt en bijgevoegd bij het conceptbesluit aan de gemeenteraad.
- Inwoners en belanghebbenden kunnen inspreken bij de commissiebehandeling van de gemeenteraad.
- Nadat het besluit is genomen, is er nog een mogelijkheid om bezwaar te maken.
Update 12 augustus 2025: In verband met een nieuwe stap in het proces (indienen VOP) is de tekst op deze pagina aangepast.
Laatste informatie op website of stel u vraag via de mailbox
Op de pagina Opvang vluchtelingen vindt u steeds de laatste informatie over (mogelijke) vluchtelingenopvang. Mocht u vragen hebben of twijfels over het proces dan kunt u deze stellen via vluchtelingen@debilt.nl(Verwijst naar een e-mailadres).