Proces en planning

De stappen naar besluitvorming

Vraag om medewerking

Het COA doet een vraag om medewerking aan de gemeente om een haalbaarheidsonderzoek te doen voor een opvanglocatie. 
Gemeente en COA organiseren informatieavond voor bewoners. Gemeente zorgt voor informatie over opvang vluchtelingen op diverse communicatiekanalen (onder andere website, advertentie, social media, nieuwsbrief).
De informatie die we ophalen van inwoners gebruiken het COA en de gemeente voor het vervolg.
Na de uitkomst van het haalbaarheidsonderzoek bepaalt het COA of zij de locatie kansrijk vinden voor opvang. Aansluitend dienen zij een aanvraag 'Voorlopig Ontwikkel Plan’(Verwijst naar een externe website) (VOP). Een VOP is een eerste, globaal uitgewerkt, idee dat een initiatiefnemer heeft. De VOP-aanvraag van het COA is openbaar (brief met bijlagen) en onder Documenten op onze site terug te vinden.

Het toetsen van de VOP-aanvraag

Ambtenaren van de gemeente toetsen de aanvraag van het COA of deze voldoet aan de vereisten om in behandeling te worden genomen.
Als de aanvraag voldoet, beoordelen de ambtenaren van de gemeente of de aanvraag op de beoogde locatie kansrijk is of niet kansrijk is. Dit is slechts een advies.

Het COA neemt deze informatie mee en bepaalt zelf of zij het proces door willen zetten.

Participatie met inwoners

Initiatiefnemer COA maakt een participatieplan met hulp van de gemeente. Daarin staat hoe en wanneer we inwoners betrekken bij het ruimtelijke proces. Hiervoor is ook een motie ingediend en aangenomen. 

De Omgevingstafels

Het COA komt met een plan waarin de opgehaalde inbreng van inwoners is verwerkt. Bij de Omgevingstafels wordt het plan getoetst op haalbaarheid. Daarbij valt te denken aan onderwerpen zoals groen, verkeer, veiligheid monumenten, milieuaspecten enzovoorts. De op- en aanmerkingen uit de Omgevingstafels of eventuele vraag om iets nader te onderzoeken, worden daarna door het COA in de plannen verwerkt en/of verder uitgewerkt. Bij Omgevingstafels zijn geen inwoners aanwezig.

Het COA en de gemeente willen in een klankbordgroep met bewoners samen werken aan de verdere uitwerking van de plannen. De klankbordgroep komt bij elkaar tijdens de voorbereiding van de verschillende Omgevingstafels.

Na bespreking in de Omgevingstafels adviseert de gemeente het COA over de te volgen procedure. Dit kan een Buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA) of een ‘Wijziging omgevingsplan’ zijn. COA heeft in augustus 2025 aangegeven waarschijnlijk een ‘Wijziging omgevingsplan’ te kiezen. 
Daarna neemt het COA een besluit of zij de aanvraag definitief indienen. 

Besluitvorming over aanvraag omgevingsvergunning bopa en bezwaarmogelijkheden

Wanneer de plannen klaar zijn om ingediend te worden (eind stap 4), vraagt het college van B&W advies aan de gemeenteraad over de aanvraag. De gemeenteraad geeft hierover een bindend advies aan het college van B&W. Is het bindend advies van de gemeenteraad aan het college positief, dan kan het COA de aanvraag formeel gaan indienen. De aanvraag wordt dan zo snel mogelijk ambtelijk in behandeling genomen. 

De termijn voor het afhandelen van een dergelijke aanvraag is 8 weken. Binnen de genoemde termijn zal het college van B&W een definitief besluit nemen over de aanvraag. Dit besluit wordt vervolgens bekendgemaakt. Wanneer belanghebbenden het niet eens zijn met het besluit, kan er formeel bezwaar worden gemaakt tegen het besluit. Is het bindend advies van de gemeenteraad aan het college negatief, dan volgt er een nieuw proces. Het COA kan overwegen om het advies van de raad in de plannen te verwerken of het COA kan op zoek gaan naar een nieuwe locatie voor de opvang van vluchtelingen.